Выберите один повторяющийся сбой
Попросите каждого вспомнить ситуацию за последние две недели, когда ожидания разошлись. Например, один считал просьбу срочной, другой собирался ответить к пятнице. Запишите, что люди делали в тот момент и какого сигнала им не хватало. Для первой договорённости хватит одного эпизода, который узнают несколько участников.
Запишите действие, канал и срок
Пример правила. Если работа другого отдела остановилась, автор запроса пишет в общий канал проекта, называет препятствие, нужное действие и срок. Дежурный отвечает в течение двух рабочих часов. Если препятствие не устранено к указанному сроку, он поднимает вопрос на уровень руководителя проекта.
Откройте правило в момент работы
Поместите договорённость туда, где возникает сам запрос. Через две недели посмотрите на реальные сообщения и уточните формулировку. Если канал путают, дайте на него прямую ссылку. Если срок ответа регулярно срывается, выясните, кто может подменить дежурного.